新人同士のMTGで話題に出たので、今回ブログにしようと思いました
お客様との直接的なやりとりがSAPでは通常なので、議事録の機会は多かったです
自信があるわけではありませんが、情報共有として…
01イトウの取り方
①「言っていることの意味が分からなくても、そのままタイピングする」
これが意外と効果的で、その時に意味は分からなくても、見返すと意味が分かるのです
専門用語が飛び交う会議は何言ってんだよ…となりますが、とりあえずタイピングするに限ります
②SNS調に書く
実際に私が書いている通りに例を出します
(お客様A)これは○○ということですか？
(上司)はい、これは○○ということで、こういうことです
(お客様B)でもこれはこうでこうだよね？
(上司)いいえ、それはこういうことです
というような感じで、誰が何を言ったのかを分かるように取っています
「誰が言っていたのか」というのは大事で、お客様も内部の連携を取るのが難しい時があります
そこで弊社側が「Bさんが言っていた」という情報を持っているだけで連携が円滑になります
(※あくまで個人的な意見です)
また質問の発端が分かるように、発端は空白ナシとして、その話題をきっかけに発生した意見等は
1~2文字分の空白を入れています
SNS調に書くことのメリットとしては、振り返りやすいというのがあります
我々人間は、一度見たもの、聞いたものを忘れている訳では無く、思い出せないだけなのです
よりイメージしやすい議事録を見返せば、当時の情景が鮮明になりやすいと思います
02どうしても聞き取れなかった場合は？
結論、仕方ないです
弊社ではWeb会議を毎回レコーディングをしていますので、いつでも振り返れます
ですが、聞き取れるかというより、議事録はいかに振り返れるかだと思っています
例えば…
昨日しーぱーに行ったらぶろｋｋｄ－りーが半額でとえもうれいｓかたった
これ…なんとなく理解できませんか？
「昨日スーパーに行ったら、ブロッコリーが半額でとても嬉しかった」
とでも書きたかったのでしょうね。あ、そういえば○○さんブロッコリーの話してたな…
と不意に思い出せることがあると思います
要は「思い出せれる誤字のレベルであれば気にしない」です
何も思い出せない誤字なら意味はありませんが、多少の誤字なら無視するべきだと私は思います
議事録の目的は、取ることではなく、いかに当時を振り返れるかと私は思っています
03終わりに
取りやすい議事録の取り方はそれぞれあるかと思います
私自身、セッション中何言ってるのかわからないので要約が出来ないのがまだまだだなと思ってます
理想の取り方はあると思いますが、とりあえず思い出せれば良いのです
別に歴史に残るほどでもないし、世間一般的に見れば議事録を取るなんて大した事していないのですよ
100%完璧を目指すよりかは、及第点を目指す意識で何事も取り組むことが重要なのかもしれませんね
「Vol.15 イトウの議事録の取り方」を読んでくださり、ありがとうございました！
次回vol.16も、ぜひお越しください！
